Geplaatst op
De hedendaagse softwaremarkt wordt gekenmerkt door zijn omvang en diversiteit. Er zijn talloze aanbieders en nog meer systemen. En dus is het niet altijd even makkelijk om te achterhalen welk systeem nu echt bij u past. Daarom voorzien wij u in dit artikel van een checklist, die zal helpen bij de zoektocht naar het juiste CRM-systeem. Maar eerst: wat doet het CRM ook alweer precies?
Customer Relationship Management (CRM)
Customer Relationship Management (CRM), in onze taal ook wel bekend als klantrelatiebeheer, gaat over de consistente oriëntatie van een bedrijf op zijn eigen klanten. Het fungeert ten eerste als een centrale database, waarin alle klantgegevens overzichtelijk worden vastgelegd. Denk hierbij aan een telefoonnummer of adresgegevens, maar bijvoorbeeld ook aan de contact- en aankoopgeschiedenis.
Daarnaast is CRM-software ook in staat om bepaalde handelingen te automatiseren, iets dat op de langere termijn flink wat tijd en moeite kan schelen. Als een klant u een e-mail stuurt, wordt deze automatisch gekoppeld aan het bijbehorende klantaccount.
Waarom bent u op zoek naar een (nieuw) CRM-systeem?
Dat is de vraag waarmee u zou moeten beginnen. Ieder CRM-systeem is anders en niet iedere zal aan uw specifieke eisen en behoeften voldoen. Het is dus belangrijk om van tevoren antwoord te geven op de volgende vragen:
- Welke rol gaat het CRM-systeem vervullen? Zijn er bepaalde processen die we hierdoor graag verbeterd zien?
- Hoeveel medewerkers zullen het systeem gaan gebruiken?
- Hoe groot is het budget dat we hierin willen gaan investeren?
- Welke systemen zijn momenteel binnen de organisatie in gebruik, die we moeten gaan koppelen aan het CRM?
De modules
Nagenoeg alle CRM-systemen bestaan uit verschillende modules, die ieder een specifieke taak beheren. Heeft u bijvoorbeeld behoefte aan een mobiele applicatie voor uw buitendienst, of moeten uw marketeers kunnen beschikken over een module voor social media management? Dit zijn behoeften die u van tevoren moet identificeren, zodat u met een potentiële leverancier hierover in gesprek kan.
Het licentiemodel
Kiest u voor een lokale oplossing, of gaat u voor een systeem in de cloud? Het laatstgenoemde licentiemodel wordt steeds populairder, omdat het beheer hierdoor in de handen van de aanbieder blijft. Zolang u de maandelijkse rekening blijft betalen, zorgen zij voor het beheer van uw systeem.
Een schaalbaar systeem
Wensen en behoeften veranderen. Zo kan het zijn dat u in eerste instantie dacht de social media-module niet nodig te hebben, maar dat u er later achter komt dat deze toch wel erg handig kan zijn. Voor een schaalbaar softwaresysteem is dit geen probleem; het beweegt flexibel mee met uw veranderende behoeften. Dit geldt ook wanneer u bijvoorbeeld het aantal gebruikers wilt uitbreiden.
Branchespecifieke CRM-software
Eén van de belangrijkste CRM-trends van het moment, is de toenemende vraag naar branchespecifieke software. Daar waar men voorheen vooral vertrouwde op generieke oplossingen, zijn steeds meer leveranciers zich gaan specialiseren in een systeem dat zich richt op een specifieke markt.
Het grote voordeel hiervan is dat de makers precies weten waaraan bedrijven in uw sector behoefte hebben. Zo is de kans vele malen groter dat u ook écht het meeste uit uw softwaresysteem weet te halen.